Faktur elektronik, atau e-faktur, seperti namanya, adalah pertukaran dokumen faktur elektronik antara pemasok dan pelanggan. Faktur elektronik lebih dari sekadar mengirim tanda terima PDF ke pelanggan melalui e mail. Solusi e-faktur yang sebenarnya adalah solusi terintegrasi di mana faktur elektronik dikirim dan diterima tanpa hambatan antara sistem piutang pemasok dan sistem utang pelanggan. Dokumen e-faktur biasanya dipertukarkan dalam format EDI atau XML. (Sumber: Dasar-dasar E-Faktur)
Mengapa beralih dari sistem handbook berbasis kertas ke sistem faktur elektronik? Sistem berbasis kertas terkenal memakan waktu dan rentan terhadap kesalahan. Dengan demikian, faktur kertas cenderung memiliki biaya yang lebih tinggi dan siklus hidup pemrosesan yang lebih lama.
Meskipun adopsi otomatisasi secara luas untuk banyak proses bisnis, proses hutang dan piutang sebagian besar masih handbook (Sumber: Dolphin Corp).
Manfaat E-Faktur untuk Pemasok
Beralih ke e-faktur memecahkan masalah ini, menghasilkan pemrosesan yang lebih cepat, biaya transaksi yang lebih rendah, visibilitas yang lebih besar, dan penghematan yang signifikan. Dari perspektif bisnis, e-faktur memberikan banyak manfaat selama proses AR / AP.
Sebagai permulaan, tidak ada e mail untuk disortir, didistribusikan, atau dibuka. Tidak hanya itu, e-faktur menghilangkan biaya yang terkait dengan tagihan kertas, amplop, dan ongkos kirim. Plus, dibutuhkan lebih sedikit waktu untuk memproses menghasilkan pembayaran tagihan. Dengan sistem baru, Anda dapat membuat dan mendistribusikan seluruh kumpulan faktur hanya dengan beberapa klik. (Sumber: Bayar Sederhana)
Selanjutnya, tidak diperlukan entri knowledge. Karena pembayaran masuk ke sistem hutang pembeli secara otomatis, petugas hutang tidak perlu memasukkan knowledge dengan tangan. E-faktur menghilangkan potensi kesalahan dan memastikan akurasi. Demikian juga, tidak perlu memindai tagihan kertas, proses handbook lain yang membutuhkan waktu dan rentan terhadap kesalahan seperti pemindaian yang tidak terbaca.
Sementara itu, semua faktur dikirimkan secara instan dan aman. Dengan menghilangkan surat dari persamaan, Anda juga menghilangkan beberapa hari dari penerimaan hingga pembayaran. Demikian pula, pembayaran elektronik mempercepat proses dan berarti Anda tidak perlu mengantri di financial institution untuk menyetor uang Anda.
Faktur elektronik mudah disimpan dan dirujuk, tanpa memerlukan lemari arsip fisik. Saat Anda menindaklanjuti dengan pelanggan, Anda dapat dengan mudah menyertakan tautan atau lampiran ke tanda terima pembayaran asli, pesanan pembelian, atau dokumentasi terkait.
Manfaat E-Faktur untuk Pembeli
Faktur elektronik juga menawarkan manfaat bagi pelanggan Anda. Misalnya, Anda dapat menawarkan berbagai opsi pembayaran seperti debit, kredit, dan ACH. Sistem tanpa kertas juga membuka pintu ke pengingat otomatis lengkap dengan tombol “bayar sekarang” terintegrasi yang terhubung ke tagihan. Tim hutang pelanggan Anda akan menghargai tidak harus memasukkan knowledge secara handbook atau memindai tagihan kertas juga.
Beralih ke e-faktur menghemat waktu dan uang, win-win untuk kedua belah pihak.
Karya dikutip:
1. Bayar Sederhana, “Keuntungan Faktur dan Penagihan Elektronik,” – http://paysimple.com/weblog/2011/07/13/advantages-of-electronic-invoicing-and-billing/
2. Dolphin Corp, “E-Faktur untuk Hutang Usaha,” – http://www.dolphin-corp.com/business-process-management/e-invoicing-for-accounts-payable/
3. Dasar-dasar E-Faktur, “Apa itu E-Faktur,” – http://www.einvoicingbasics.co.uk/what-is-e-invoicing/